Боты контроля персонала и учёта

Эти готовые боты помогают контролировать работу сотрудников и фиксировать выполнение задач: отмечать начало и конец смены, передавать геолокацию с объекта, проходить чек-листы и ставить отметки о готовности. Руководитель получает прозрачную картину работы без звонков и отчётов «на словах».

Кому подойдёт

Компаниям с выездными сотрудниками (курьеры, монтажники, мерчандайзеры, клинеры), руководителям бригад, ресторанам и магазинам с чек-листами открытия/закрытия, любым командам с регулярными задачами.

Готовые боты

Контроль ответов в клиентских чатах: кто ждёт, сколько и кому напомнить

Бот стоит в группах с клиентами в Телеграме и МАКСе и следит, чтобы вопрос клиента не остался без ответа. В чатах клиентов он молчит, все сигналы идут сотрудникам в личку. Если ответа нет 15 рабочих минут, бот пишет ответственному, через час — руководителю, а утром присылает «с вечера ждут ответа». Время ответа считается в рабочих минутах: вопрос в 21:00 и ответ в 9:10 — это 10 минут. Руководитель видит отчёт по чатам и сотрудникам за неделю. Сотрудники подключаются кодом.

Задачи из рабочего чата: карточка, личка исполнителя, просрочки и утренняя сводка

Задачи ставят прямо в рабочем чате Телеграма или МАКСа: «#задача Ивану до пт заказать бумагу». Бот отвечает карточкой «📌 Задача №12 → Иван · до пт 18:00» и присылает Ивану в личку с кнопками «✅ Готово» и «⏳ Перенести». Имя можно писать в любом падеже или указать @ник, без имени задача достаётся автору. В Телеграме можно ответить на сообщение словом «задача» — задачей станет оно.

• Срок словами: сегодня, завтра, до пт, до 30.09, к 18:00, завтра 12:00, через 3 дня. Если время не указано, срок — до конца рабочего дня.
• Готово — кнопкой в личке, «#готово 12» или «готово» ответом на карточку. В чат уходит «✅ №12 выполнена — Иван, в срок», автору — сообщение в личку.
• Перенос срока — словами, автору приходит сообщение, переносы считаются. Отменить задачу может её автор или руководитель.
• Дежурный напоминает исполнителям о просроченных задачах и каждое утро пишет в чат, что просрочено и у кого, что нужно сделать сегодня и сколько выполнено вчера.
• Отчёт за 7 и 30 дней: сколько поставлено и выполнено, доля выполненных в срок, переносы и просрочки по людям.

Команда подключается кнопкой «🤝 Подключиться» под памяткой бота в чате. Руководитель входит по коду.

Отчёт точки за смену: выручка, касса со сверкой, фото и происшествия

Для сети кофеен, магазинов, пунктов выдачи: в конце смены администратор точки сдаёт отчёт в личке бота в Телеграме или МАКСе. Бот спрашивает по шагам: наличные, безнал, сколько выдано из кассы, сколько наличных по пересчёту, фото витрины и происшествия — и показывает итог перед отправкой.

• Касса сверяется сама: ожидается касса на начало + наличные − выдано. Если касса разошлась на заданный порог или было происшествие, управляющему сразу приходит сообщение с кнопкой на отчёт.
• Срок и рабочие дни у каждой точки свои. Не сдали к сроку — бот напоминает администраторам точки, а через заданное время пишет управляющим. Второй отчёт за ту же смену не принимается.
• Утром управляющим приходит сводка за вчера: выручка, касса, опоздания, фото и происшествия по всем точкам. Отчёт за 7 дней показывает, сколько сдано в срок и сколько не сдано, а также расхождения кассы.

Управляющий входит по коду и добавляет точку одной строкой — «Кофейня на Ленина; 22:30; пн-пт; 5000», — а бот даёт ссылку для администратора.

Смены и табель: приход и уход по геопозиции, подмены, табель месяца

Учёт смен сотрудников магазинов, кофеен, складов, салонов в Телеграме и МАКСе. Приходя на работу, сотрудник нажимает «🟢 Пришёл» и отправляет геопозицию кнопкой. Бот засчитывает отметку, только если сотрудник рядом с точкой — по умолчанию в радиусе 150 м; если дальше, бот ответит «вы в 850 м от точки». Так же работает «🔴 Ушёл».

• Опоздания и часы: опоздание и ранний уход бот считает с допуском, отработанные часы — между приходом и уходом. Если опоздание превышает порог, управляющий сразу получает сообщение.
• График: часы и дни задаются у точки, а сотруднику можно назначить свои: «пн-пт», «пн, ср, пт» или цикл «2/2 с 01.09».
• Подмены: сотрудник отдаёт свою смену коллеге. Коллега соглашается, управляющий одобряет — и в этот день бот ждёт коллегу.
• Дежурный: если сотрудник не отметился через заданное время после начала, он и управляющий получают напоминание. Смену без отметки ухода бот закрывает «без ухода». Утром управляющему приходит сводка за вчера.
• Табель месяца: по каждому сотруднику — смены, часы, опоздания, ранние уходы, смены без ухода и пропуски по графику. Все отметки хранятся в списке «Смены», его можно выгрузить в таблицу.

Управляющий входит по коду, добавляет точку строкой «Кофейня; 09:00-18:00; пн-пт; 150» и отправляет её место геопозицией, а сотрудникам пересылает ссылку.

Торговые представители и мерчандайзинг: маршрут, визит по геопозиции, фото полки и заказ

Для торговых представителей и мерчандайзеров в Телеграме и МАКСе. Визит засчитывается не словами «был у всех», а геопозицией у магазина; фото полки сразу у руководителя, заказ точки — строкой артикулов.

• Маршрут на сегодня: свои точки по дням визита («пн, чт», «пн-пт», «ежедневно»), от ближайшей к ближайшей, посещённые отмечены, весь маршрут одной ссылкой в Яндекс Картах.
• Визит по геопозиции: «Я на точке» — кнопка геопозиции под полем ввода; дальше радиуса — «вы в 850 м от точки», рядом — визит открыт. Точку без координат запоминает первый визит, руководителю — весть со ссылкой.
• Фото полки и заказ: фото уходит руководителю сразу; заказ строкой «A101 10; B201 24» — по артикулу или началу названия, руководителю с кнопкой «Принять». «Завершить визит» — только с фото, минуты на точке считаются.
• Руководитель: план и факт по каждому представителю, кто сейчас на точке; заказы «Принять» и «Отгружен» — представителю весть; точки без координат и без представителя.
• Обход и отчёт: утром — сводка за вчера с точками, где не были, представителям — маршрут на день; визит, открытый слишком долго, — напоминание. Отчёт за 30 дней: визиты по маршруту, заказов на визит, средний заказ, топ товаров, точки без визитов.

Авансовые отчёты: чек фотографией, лимиты по статьям и отчёт за месяц документом

Для подотчётных расходов в Телеграме и МАКСе. Сотрудник не носит чеки в кармане до конца месяца: фотографирует сразу, нейросеть читает сумму, дату и продавца, бухгалтер принимает чек кнопкой, авансовый отчёт собирается сам.

• Чек фотографией: «🔎 Читаю чек…» — и бот показывает сумму, продавца и дату. Тот же чек второй раз не пройдёт (по ФН и ФД или по дате, времени, сумме и ИНН). Сумму нейросеть не прочитала — сотрудник пишет её числом; «Чеков в день» ограничивает расход на нейросеть.
• Статья и назначение: статья — кнопкой, с лимитом в месяц на сотрудника: «4 250 ₽ из 5 000 ₽» или «⚠️ сверх лимита на 750 ₽»; назначение — строкой «такси до клиента Иванов». Тогда чек уходит бухгалтеру.
• Бухгалтер: фото приходит сразу, карточка на проверку — с лимитом статьи и кнопками «✅ Принять», «❌ Не по работе», «❌ Не читается»; сотруднику весть с остатком подотчёта. Аванс — строкой «Иван 10000 командировка» или «№2 5000».
• Подотчёт и авансовый отчёт: остаток = выдано − принято, перерасход виден сразу. Авансовый отчёт сотрудника за месяц — PDF по шаблону: остаток на начало, выдано, израсходовано, строки принятых чеков и итог; шаблон можно заменить своим бланком.
• Обход: утром бухгалтеру — сводка: что ждёт проверки, кто вышел за лимит, подотчёт по сотрудникам; чек на проверке дольше суток — напоминание бухгалтеру, недописанный чек — сотруднику.

Онбординг сотрудника: программа первых недель, тесты и вопросы наставнику

Адаптация новичков по плану, а не устно и вразнобой, в Телеграме и МАКСе. Наставник добавляет новичка строкой «Анна Петрова; 01.10; Продавец» и пересылает ему ссылку. Каждый день в час выдачи новичку приходит «📘 День 3 из 14» с шагами дня.

• Программа по дням: в списке «Программа» — день, тема, материал, ссылка и короткий тест с вариантами. Для разных должностей можно завести свои программы. Пример на 14 дней уже в списке.
• Шаги и тесты: шаг без теста новичок отмечает «✅ Изучил(а)», в тесте выбирает вариант кнопкой. Ответ засчитывается один раз, после бот показывает верный. Дни считаются рабочими или всеми, дни впереди закрыты.
• Вопрос наставнику: новичок пишет вопрос, наставнику он приходит с кнопкой «✍️ Ответить», ответ уходит новичку в личку.
• Отстающие и итог: если шаги прошлых дней не пройдены, наставник получает «отстаёт». Когда все шаги пройдены, новичок и наставник получают итог с баллами тестов.
• Кабинет и отчёт: все новички с днём, прогрессом и тестами, карточка новичка по дням, отчёт — сколько дошли до конца и средний результат тестов.

Наставник входит по коду, заполняет программу, добавляет новичков и включает дежурного в кабинете.

Ознакомление с регламентами: вопросы на понимание и журнал для проверок

Регламенты, инструкции по охране труда и правила — не в общий чат, а с отметкой, кто прочитал, в Телеграме и МАКСе. Ответственный добавляет документ строкой «Охрана труда; ссылка или текст; 5; Склад» и рассылает его отделу или всем сотрудникам со сроком.

• Вопросы на понимание: после «✅ Ознакомлен(а)» сотрудник отвечает на вопросы кнопками (до пяти). Если есть ошибка, бот называет номер неверного вопроса и просит перечитать. В журнал запись попадает, только когда все ответы верны.
• Журнал для проверок: кто, когда, какую редакцию прочитал, с какой попытки и в срок ли. Список «Журнал» можно выгрузить в таблицу.
• Напоминания и сводка: накануне срока и после него сотрудник получает напоминание, а ответственный каждый день — список тех, кто не ознакомился в срок.
• Новая редакция: документ рассылается заново, и все ознакамливаются снова — прошлая отметка не засчитывается.
• Отделы и отчёт: у каждого отдела своя ссылка, у документа — свой адресат. Отчёт показывает долю ознакомленных к сроку.

Ответственный входит по коду, добавляет отделы и пересылает сотрудникам ссылки. Пример документа с тремя вопросами уже в списке — его можно сразу разослать.

Согласование заявок на оплату: счёт в карточке, маршрут по сумме и платёжка автору

Счета на оплату — не в чат руководителю, а по маршруту с отметкой, кто согласовал, в Телеграме и МАКСе. Сотрудник отвечает на четыре вопроса — кому, сумма, за что, до какого числа — и присылает счёт файлом или фото.

• Маршрут по сумме: сначала руководитель, от «Порога второго согласования» — ещё финансовый директор, потом бухгалтерия. Свою заявку согласовать нельзя; если руководителя нет, решает финдиректор.
• Карточка со счётом: согласующему приходит карточка с файлом счёта и кнопками «Согласовать» и «Отклонить» с причиной. Два руководителя нажали одновременно — решение одно, второму бот ответит «уже решено».
• Оплата и платёжка: бухгалтерия отмечает «Оплачено» и присылает платёжку — автор получает её сразу, в каком бы мессенджере ни был.
• Автор видит каждый шаг: кто согласовал, кому передано, оплачено ли, причину отказа. До оплаты заявку можно отозвать.
• Напоминания и отчёт: согласующим — о заявках, которые ждут дольше заданного времени, бухгалтерии — о платежах со сроком сегодня-завтра. Отчёт за месяц: подано, согласовано, доля отказов, среднее время согласования, оплачено.

Задайте коды для сотрудников, руководителей, финдиректора и бухгалтерии и порог второго согласования — каждый пишет боту свой код.

Внутренний хелпдеск: заявка с фото, исполнитель раздела, срок и оценка

«Сломался принтер», «течёт кран», «не пускает турникет» — не звонком и не в общий чат, а заявкой в боте в Телеграме и МАКСе. Сотрудник выбирает раздел кнопкой, пишет, где и что случилось, и присылает фото. Номер заявки и срок — сразу.

• Разделы и сроки: IT, хозяйство, пропуска, расходники — в списке, у каждого свой срок в часах и свой код исполнителя. Исполнителя в разделе нет — заявку получает руководитель.
• Карточка с фото: исполнителям раздела приходит карточка с фото и кнопкой «✋ Беру». Двое нажали разом — взял один, второму бот ответит, кто уже взял. Автор видит, кто взял и до какого времени сделает.
• Сделано и оценка: исполнитель отмечает «✅ Сделано», автор ставит от одной до пяти звёзд или возвращает «↩️ Не сделано» с причиной — заявка снова в работе. Низкая оценка сразу приходит руководителю.
• Напоминания: невзятую заявку бот ещё раз присылает исполнителям и руководителю, о просроченной — напоминает, выполненную без оценки закрывает сам.
• Отчёт за месяц: подано, выполнено и доля в срок, среднее время выполнения, средняя оценка, возвраты — по каждому разделу.

Код сотрудника можно не задавать — тогда заявку подаёт любой, кто открыл бота по QR-коду на стене офиса. Исполнители и руководитель пишут боту свой код.

Голосовые в протокол: итог встречи и задачи

Для команды, которая встречается и созванивается: после встречи кто-то наговаривает итог голосовыми в Телеграме или МАКСе, пересылает запись или пишет текстом. Бот расшифровывает, нейросеть пишет итог, решения и задачи с исполнителем и сроком, а бот раздаёт задачи и напоминает о сроках.

• Голос в текст: голосовое или аудиофайл (mp3, m4a, ogg, wav) без вопроса начинает протокол. Частей может быть несколько подряд, голосом и текстом. Расшифровывает нейросеть на вашем ключе RouterAI или AITunnel — с баланса Квесчи работает Grok, а расшифровки у него нет. Лимит минут в день бережёт деньги на ключе.
• Итог и задачи: «✅ Подвести итог» — нейросеть получает расшифровку, сегодняшнюю дату и имена участников команды. В ответ — название, итог, решения и задачи «кто — что — срок»; «к пятнице» и «завтра» становятся датами.
• Исполнитель по имени: каждый участник пишет, как его называют на встречах («Маша, Мария Ивановна»), и бот находит исполнителя по этим именам. Не нашёл — задача остаётся у автора с пометкой, кого назвали.
• Правка и раздача: список задач можно прислать заново строками «Кто — что — срок». «✅ Раздать задачи» — каждому исполнителю одно сообщение со своими задачами и кнопкой «✅ Сделано», автору — сколько кому.
• Сделано и перенос: исполнитель отмечает «✅ Сделано» или переносит срок — автору приходит сообщение. «📌 Мои задачи» и «👥 Задачи команды» показывают просроченные первыми.
• Напоминания: с «Часа напоминаний» дежурный раз в день присылает каждому задачи на сегодня и просроченные.
• Отчёт за неделю: протоколы, минуты расшифровки, задачи из протоколов, сделано и в срок, просрочено по людям.

Канбан команды: доска задач, задача словами или голосом, стендап в группу

Для небольшой команды без Jira и Trello — в Telegram и МАКСе. Задачу ставят как сообщение коллеге, бот раскладывает её по доске в мини-приложении, напоминает о сроках и каждое утро пишет в рабочую группу, кто что делает.

• Задача словами: участник пишет боту «Ивану к пятнице макет баннера» — нейросеть разбирает, что сделать, кому из команды и к какому сроку («к пятнице», «завтра», «15.11» становятся датами). Исполнителю сразу весть с «🙋 Взять» и «🧾 Карточка». Нейросеть недоступна или вызовы на день кончились — бот разбирает такую строку сам.
• Голосом: голосовое расшифровывается на вашем ключе RouterAI или AITunnel и становится задачей так же, как текст.
• Доска в мини-приложении: колонки «Новые», «В работе», «Проверка», «Готово», фильтры «Мои» и «Просрочено», перенос стрелками, «Взять себе», новая задача формой с исполнителем и сроком.
• В чате — кнопками: «📌 Мои задачи», «📋 Все открытые», карточка — взять, дальше по колонкам, «✅ Готово», «👤 Кому», «📅 Срок» строкой, удалить (автору и руководителю).
• Агент-дежурный: напоминает исполнителю, когда срок завтра, сегодня и когда просрочено — каждое по разу. С «Час стендапа» — стендап в группу: у каждого вчера сделано, в работе и просрочено, сверху сводка нейросетью. По понедельникам руководителю — неделя: закрыто, в срок, просрочено по людям.
• Группа для стендапа: руководитель добавляет бота в рабочую группу и пишет там /standup — коды в группе не нужны. Готовые задачи старше «Хранить готовые, дней» дежурный убирает сам — доска не разрастается.

Контроль выездных сотрудников

Сотрудник отмечает в боте начало и завершение работы, отправляет геолокацию с объекта, а руководитель получает уведомления. Бот может присылать утренние и вечерние напоминания. Готовое решение для контроля «полевого» персонала и учёта рабочего времени.

Чек-лист

Бот проводит сотрудника по чек-листу задач: отмечаются выполненные пункты, формируется результат. Подходит для регламентов открытия/закрытия смены, проверок и стандартов обслуживания.

Отметка галочкой

Простой сценарий-пример отметки выполнения пунктов галочкой. Удобная заготовка, чтобы встроить отметки «сделано/не сделано» в свой бот учёта или чек-лист.

Какие задачи решает

• Фиксирует рабочее время и факт выхода сотрудника на объект.
• Подтверждает присутствие на месте через геолокацию.
• Стандартизирует работу через чек-листы и регламенты.
• Даёт руководителю уведомления и прозрачность без ручных отчётов.

Как работает

1. Сотрудник запускает бота и отмечает начало работы (при необходимости отправляет гео).
2. По ходу смены проходит чек-лист и ставит отметки о выполнении.
3. В конце отмечает завершение работы — руководитель получает уведомления.
4. Бот может напоминать о начале/завершении смены утром и вечером.

Как установить и настроить

1. Установите нужный бот из готовых ботов в аккаунте и подключите токен бота.
2. В списке настроек/контроллера задайте сотрудников и получателей уведомлений.
3. Для чек-листа заполните список «Варианты» — пункты, которые нужно отметить.
4. Настройте время утренних/вечерних напоминаний (для контроля выездных сотрудников).

На каких тарифах работают

Бот	Тариф
Контроль выездных сотрудников	Старт
Чек-лист	Бизнес
Отметка галочкой	Старт
Голосовые в протокол	Бизнес
Канбан команды	Бизнес
Торговые представители и мерчандайзинг	Бизнес
Авансовые отчёты	Бизнес

Установка готовых ботов входит в работу конструктора, ограничения зависят от вашего тарифа — см. Тарифы.

Частые вопросы

Как бот подтверждает, что сотрудник на месте?

Сотрудник отправляет геолокацию из мессенджера при отметке начала работы — она приходит руководителю.

Можно ли составить свой чек-лист?

Да. Пункты чек-листа задаются в списке настроек и легко меняются под ваши регламенты.

Бот напоминает сотрудникам о работе?

Да — можно настроить утренние и вечерние напоминания о начале и завершении смены.

Как проверить, что торговый представитель правда был на точке?

Возьмите «Торговых представителей». Визит засчитывается только геопозицией в радиусе магазина — издалека бот так и скажет: «вы в 850 м от точки». Фото полки сразу приходит руководителю, а без фото визит не завершить. В отчёте — визиты по маршруту против плана и сколько заказов приносит визит.

Как собирать чеки сотрудников для авансового отчёта?

Возьмите «Авансовые отчёты». Сотрудник присылает фото чека сразу после покупки — нейросеть читает сумму, дату и продавца, повтор того же чека бот не примет. Статья выбирается кнопкой с лимитом, назначение пишется строкой, бухгалтер принимает чек кнопкой. В конце месяца авансовый отчёт сотрудника приходит документом PDF.

Как превратить голосовое после встречи в протокол и задачи?

Поставьте «Голосовые в протокол». Впишите в глобальные переменные ключ RouterAI или AITunnel для расшифровки и код команды. Наговорите итог встречи голосовым — бот расшифрует его, а нейросеть напишет итог, решения и задачи с исполнителями и сроками. Задачи раздаются кнопкой, и бот напоминает о сроках.

Как вести задачи небольшой команды без Jira и Trello?

Возьмите «Канбан команды». Задачи ставят прямо в мессенджере — словами или голосом, нейросеть сама понимает, кому и к какому сроку. Доска с колонками открывается в мини-приложении, исполнителю бот напоминает о сроке, а каждое утро пишет в рабочую группу стендап: у кого что сделано, в работе и просрочено.

---

Смотрите также боты поддержки и заявок и полный каталог готовых ботов.